MANEJO DE CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD

MANEJO DE CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD

 El manejo de correspondencia  

  esta se conforma de  la introducción a una serie de artículos donde se describen los pasos básicos del proceso de combinación de correspondencia, donde se usan letras de formulario como ejemplo. Se recomienda consultar para obtener información general sobre el proceso. La serie incluye lo siguiente:

Paso 1: Elegir un tipo de documento y un documento principal
Paso 2: Conectar a un archivo de datos y seleccionar registros
Paso 3: Agregar campos al documento principal
Paso 4: Mostrar una vista previa de la combinación y, después, completarla

Después de ver todo el conjunto, puede obtener más información sobre cómo usar la combinación de correspondencia para crear etiquetas, sobres, faxes, mensajes de correo electrónico y directorios si hace clic en un vínculo en el cuadro Ver también.

Las opciones avanzadas que ofrece la combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia se puede usar para crear un conjunto de documentos que son básicamente los mismos, pero donde cada documento contiene elementos únicos. Por ejemplo, en una carta donde se anuncie un nuevo producto, el logotipo de la empresa y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada carta.

Si usar la combinación de correspondencia, podrá crear lo siguiente:

• Un conjunto de etiquetas o sobres    El remite es el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
  
• Un conjunto de letras de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes    El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno contiene información que es específica del destinatario individual, como el nombre, la dirección o algún dato personal.
  
• Un conjunto de cupones numerados    Los cupones son idénticos, excepto que cada uno contiene un número único.
  

Para crear cada carta, mensaje, fax, etiqueta, sobre o cupón de forma individual se tardarían horas. Aquí es donde resulta útil la combinación de correspondencia. Si usa la combinación de correspondencia, lo único que tiene que hacer es crear un documento que contenga la información que sea igual en todas las versiones. Después, solo tiene que agregar algunos marcadores de posición para la información que sea única para cada versión. Word se encargará del resto.

Como iniciar el proceso de combinación de correspondencia

Para iniciar el proceso de combinación de correspondencia:

1. Inicie Word.
   De manera predeterminada, se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará.
   
2. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, después, haga clic en Combinar correspondencia.
   Nota   En Word 2002, en el menú Herramientas, seleccione Cartas y correspondencia y, después, haga clic en Asistente para combinación de correspondencia.
   

Se abrirá el panel de tareas Combinación de correspondencia. Puede navegar por el proceso de combinación de correspondencia con los hipervínculos del panel de tareas.
En el último grupo de oposiciones jugando con Combinar Correspondencia surgió una consulta en clase sobre Reglas. Al ver que era algo desconocido para la mayoría de asistentes decidí hacer este tutorial y compartirlo contigo.
Una vez que dominas la combinación de correspondencia en Word y sabes aplicarla, llega el momento de conocer como podrías aplicar algunos campos especiales que sin duda te harán más fácil algunas situaciones.
Se trata de algunas reglas que podrás aplicar al documento que usas como modelo para el proceso de combinar correspondencia. Estas reglas solo las puedes usar una vez que has decidido cuál es la base de datos que usarás con los destinatarios de tus cartas, sobres o etiquetas.
(Nota: Las capturas de pantalla son de Word 2007 pero es totalmente aplicable a Word 2010 y 2013)
En la ficha Correspondencia, grupo Escribir e insertar campos encontrarás el botón Reglas con nueve opciones disponibles. No todas las reglas son exclusivas de combinar correspondencia, de hecho la mayoría las podrás usar en cualquier tipo de documento.

Recuerda que el grupo Escribir e insertar campos no se activa hasta que no enlazas con un archivo de datos (destinatarios).

Si…Entonces…Sino…

Empecemos por la regla más útil y más utilizada: Si…Entonces…Sino…
Esta regla (o campo) se usa en caso de que necesites escribir un texto u otro dependiendo de alguna condición.
¿Cuántas veces has querido escribir “Estimado” o “Estimada” en función del sexo? Al final acabas recurriendo al clásico “Estimado/a…” Pues bien, si tienes un campo en la tabla de destinatarios que distinga el sexo, podrías automatizarlo con la regla Si…Entonces…Sino…
Colocas el cursor en la posición donde te gustaría que apareciera Estimado o Estimada y entras en la regla Si…Entonces…Sino…
Supongamos que tienes un campo en la tabla de destinatarios llamado “Sexo”. Ese campo simplemente tiene escrito una “M” en caso de mujer y una “H” en caso de hombre.
En el cuadro de diálogo podrías hacer algo como lo siguiente:

El resultado sería algo así:
Se observa por el fondo gris que el texto “Estimado vecino:” es un campo, y efectivamente en cuanto se finalice la combinación de correspondencia cambiará a “Estimada vecina:” en caso de que el campo “Sexo” sea “M”.
Esta regla tiene infinidad de posibilidades. Imagina una carta que envías a una lista de personas pero que a todos los que son de fuera de Valencia quieres que aparezca una nota al final indicando que conlleva unos gastos de envío y un retraso de un día. Si tienes un campo con la provincia podrías probar algo como lo siguiente:

Rellenar

Este campo (o regla) pide al usuario una información a través de un cuadro de diálogo y la escribe en el lugar adecuado de la carta. Se trata de una regla que podrás usar en cualquier tipo de documento, no tiene que ser para combinar correspondencia. De hecho todas las reglas que ves en el desplegable del botón Reglas son accesibles también desde la ficha Insertar, grupo Texto, y al desplegar comando Elementos rápidos puedes elegir la opción de Campos.

Ahí verás cientos de campos (en inglés) pero si entras en la categoría Combinar correspondencia accederás a todos los que estamos viendo en este tema.

Por ejemplo, el campo Fill-in es el equivalente a la regla Rellenar, el campo If es el mismo que la regla Si…Entonces…Sino…, el campo Ask es la regla Preguntar, y así con todos.
Te cuento todo esto para que puedas entender que las reglas no las tienes que usar expresamente en documentos para combinar correspondencia sino que en cualquier documento normal a través de los Campos puedes usarlas igualmente.
Imagina un documento (para combinar correspondencia o no) en el que cada vez que lo vas a imprimir tienes que cambiar tres cosas en diferentes lugares, por ejemplo, el tipo de curso, el número de horas y el nombre del curso. Esta tarea se puede hacer más llevadera si antes de imprimir Word te hiciera tres preguntas (a través de cuadros de diálogos) y al responder a ellas Word colocara cada respuesta en su sitio.
Esto lo puedes conseguir usando la regla Rellenar (o el campo Fill-in):

Cuando se finalice la combinación de correspondencia (o si estás en un documento normal, cuando actualices todos los campos por ejemplo con Ctrl+E y F9) Word hará la siguiente pregunta:

El texto que se responda en el cuadro de diálogos será el que aparezca en el documento:

Preguntar

Es lo mismo que el campo Ask. Se puede utilizar cuando en distintos puntos de un documento necesitas introducir la misma información pero sólo quieres teclearla una vez.
Por ejemplo imagina que estás haciendo un documento que hace referencia al nombre y apellidos de un profesor y tiene que aparecer en varios lugares del documento.
Puedes hacer que Word te haga una pregunta para que le indiques el nombre del profesor. Ese nombre que indiques lo almacena en una variable (marcador) con la regla Preguntar y luego lo puedes colocar en cualquier lugar del documento con ayuda del campo Ref.
Prueba lo siguiente. Tienes una carta cualquiera para combinar correspondencia; en el punto que quieras entras en Reglas del grupo, Escribir e insertar campos y elige la regla Preguntar. Rellena la siguiente información:

Con esto conseguirás que cuando completes la combinación o actualices los campos Word te pregunte: “Indica el turno del curso” y cuando respondas (por ejemplo “Mañana”) lo almacena en un marcador llamado “turno”.

Ahora, con ayuda del campo Ref puedes colocar el turno (mañana) en varios lugares del documento.
¡Pruébalo! Ve a cualquier otro sitio del documento y desde la ficha Insertar, grupo Texto, comando Elementos rápidos y Campos elige el campo Ref. En el cuadro de diálogo haz referencia al “marcador” que necesitas, en nuestro caso el marcador “turno”.

Puedes insertar el campo Ref tantas veces como quieras en puntos diferentes
Si quieres probar el resultado puedes dar a finalizar y combinar o actualizar campos Ctrl+E y F9). Verás cómo Word te hace una pregunta y utiliza tu respuesta para ponerla en diferentes lugares del documento.

Próximo registro

Es igual que el campo Next. De manera natural, cuando combinas correspondencia Word salta al siguiente registro cuando finaliza el texto y empieza otra vez la carta para un nuevo destinatario. Es decir, hace una carta para un destinatario, otra para otro y así con todos.
Si por cualquier motivo quieres que Word empiece con el siguiente registro en mitad de un documento puedes usar la regla Próximo registro. De hecho cuando utilices combinar correspondencia de etiquetas verás que es un campo que aparece al principio de cada etiqueta:

Puedes probar si quieres. En una carta de 5 o 6 párrafos coloca a la mitad la regla Próximo registro. Para que puedas comprobar el efecto vuelve a repetir el campo nombre por ejemplo de la base de datos en la segunda mitad del documento. Algo así:

Verás cómo al Finalizar y combinar Word mostrará el siguiente nombre de persona (el siguiente registro) sin esperar a terminar el documento.

Próximo registro si…

Se puede usar también insertando el campo NextIf. Esta regla es igual que la anterior pero en caso de que se cumpla un criterio. Puedes decir a Word que combine en el mismo escrito el siguiente registro si cumple una condición.
Por ejemplo:

En este caso se insertará la regla de próximo registro si la ciudad es Valencia.

Combinar registro nº

Con esta regla, o campo MergeRec, podrás indicar en cualquier lugar del documento el número de registro que se está combinando. Por ejemplo, si en el origen de datos (lista de destinatarios) hay 15 alumnos a los que se les quiere combinar una carta aparecerá el número que ocupan en la lista para cada uno de ellos. En la primera carta aparecerá un “1”, en la segunda carta aparecerá un “2” y así sucesivamente.

Combinar secuencia nº

Se trata del campo MergeSeq. Es muy parecida a la regla anterior. La diferencia está en que la regla anterior Combinar registro nº  muestra el número de registro que ocupa en la base de datos, independientemente de que se haya filtrado o no. Es decir, en la base de datos hay quince alumnos, donde el primero es Javier, el segundo Ana, la tercera Carla, el cuarto Andrés, etc.
Si filtramos para que no aparezca Javier ni Andrés, Ana seguirá siendo la segunda y Carla la tercera. Es decir la primera carta será la de Ana pero pondrá “2”, la segunda carta será la de Carla pero pondrá “3” porque es el puesto que ocupa su registro en el origen de los datos. Independientemente del filtro que se haga.
Pues bien, esto no ocurre con la regla Combinar secuencia nº. Word pondrá el número de la carta que es en el momento de combinar, sin importar la posición que tenga en la lista de destinatarios.
En nuestro ejemplo a Ana le pondrá el número de secuencia “1” y a Carla el “2”.

Saltar registro si

Es una regla parecida a Próximo registro si… La encontrarás en los campos con el nombre SkipIf.
En este caso puedes usar esta regla para hacer que no salgan en la combinación final aquellos registros que cumplan una condición. Por ejemplo, vas a mandar una circular para informar de que hay huelga de trenes a tus clientes salvo a los que viven en Valencia capital porque no les afecta.
Al final de la carta puedes insertar la regla Saltar registro si… y poner:

Asignar marcador

Con esta regla (campo Set) se puede asignar un valor a un marcador para después repartir esa información por diferentes lugares de un documento con ayuda del campo Ref. Es parecido a lo que ya has visto sobre la regla Preguntar salvo que en aquella ocasión es una información que se le pide al usuario y Word la almacena en un marcador. En este caso no se le pide información alguna al usuario sino que directamente se asigna el valor que se necesite.
Por ejemplo, a un marcador llamado centro le quieres asignar el texto Derecho y a otro marcador llamado departamento le quieres asignar el texto Investigación.
Puedes usar la regla Asignar marcador y hacer:

Lo mismo para el departamento.
A partir de ahora puedes repartir el centro y el departamento por los diferentes lugares del documento con ayuda del campo Ref. Si alguna vez cambias los valores del marcador centro o departamento cambiará en todos los sitios donde lo hayas insertado.
Como podrás ver estas características avanzadas de Word pueden facilitar enormemente tu trabajo cuando te veas haciendo tareas repetitivas y tediosas. Al principio puede costar un poco habituarse a ellas pero te recomiendo hacer los ejemplos que he ido comentando durante el tutorial para que veas que no son complicados